Genel Evrak ve EBYS Birimi

 Birimimiz, Üniversitemizin kurum içi-kurum dışı gelen-giden evraklarının takibini ve yönlendirilmesini yapmaktadır. 

 Sorumlulukları, 

• Üniversitenin kurum içi-kurum dışı gelen-giden evraklarını takip etmek ve ilgili birimlere havale etmek. 
• Gelen evrakı Elektronik Belge Yönetim Sistemine kaydedip Genel Sekretere havale etmek. 
• Üniversite birimlerine giden evrakların Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile havalesini yapmak 
• Kurum içi-kurum dışı evrakları inceleyip kendi aralarında sıralamak (gizli, acil, önemli vb.) 
• Evrakları kayıt altına almak. 
• Birimler için önem arz eden evrakları ve eklerini sisteme zimmetli gibi yazmak, havalelerine göre birimlere ya da sorumlu kişilere teslim etmek. 
• Evrakların nasıl gönderileceğine karar vermek (APS, kargo, elden teslim, iadeli-taahhütlü vb.) ve sisteme yazıp göndermek. 
• İşe yeni başlayan ve işten ayrılan personel için Elektronik Belge Yönetim Sisteminde gerekli düzenlemeleri yapmak. 
• Üniversite birimlerden elden getirilen evrakların kaydını ve havalesini yapmak. 
• Kargodan gelen kitap, dergi ve afişlerin evraklarını kontrol etmek ve ilgili birimlere teslim etmek. 
• Kurum dışına giden evrakların posta, kargo ve iadelerini hazırlamak, kontrol etmek ve postaya/kargoya teslim etmek. 
• Daire Başkanlığının 2005/7 sayılı Genelgesi doğrultusunda dosyaları ve arşivleme işlemlerini yapmak. 
• Gelen evrakların yıl sonunda Elektronik Belge Yönetim Sisteminden çıktısını almak. 
• Kapalı gizli zarf ve kişiye özel zarfları ilgili kişi veya kuruma zimmet karşılığı teslim etmek. 
• Posta ve kargoya gidecek evrakların zarfını hazırlamak ve pulunu yapıştırmak. 
• Resmi kurumlara gidecek evrakların zimmet defterine kaydını yapmak. 
• Akademik personele ait Bilimsel Yayın Dosyalarını elden teslim almak, kayda girmek, havale bilgilerini kontrol ederek ilgili Rektör Yardımcılığı makamına elden teslim etmek. 
• Evrakları dosya numarası ve tarihe göre ayırarak arşivlemek. 
• EBYS’de çıkan sorunları gidermek (kullanıcı oluşturma, yetkilendirme, şifre işlemleri, gelen, giden ve havaleden kaynaklanan kullanıcı hatalarının düzeltilmesi gibi…) 
• Devlet Teşkilatı Veri Tabanı (DTVT) Yetkilisince e-devlet şifresi ile yeni kurulan birim ve bölümlerin Daire Başkanı kontrolünde resmi yazışma kodlarını e-devlet üzerinden vermek, Başbakanlık Kamu Hizmet envanterinden (kamu uygulama merkezi)yazışma kodları için onay almak ve birimleri bilgilendirmek. 
• E-devlet üzerinden oluşturulan birim ve bölümleri EBYS’de  oluşturmak. 
• EBYS yetkilisince kullanıcı şifrelerinin blokesini kaldırmak

• Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

• Üniversitemizin Kayıtlı Elektronik Posta(KEP) adresinden Kamu Kurum ve Kuruluşlardan gelen evrakları EBYS sistemine Kayıt edilmesi.  

•Birim ve yönetici bilgilerinin DETSİS-İYEM veri girişlerinin yapılması.

 

Fatma DİNÇER

Memur

Tel: (0388) 225 26 37

Fax:(0388) 225 26 27




Ufuk ÖZALTUN

Bilgisayar İşletmeni

Tel: (0388) 225 26 31

Fax:(0388) 225 26 27




 










Rukiye ERDEM

Memur

Tel: (0388) 225 26 37

Fax:(0388) 225 26 27




 Özge KAYNAK

 Memur

Tel: (0388) 225 26 37

Fax:(0388) 225 26 27



 Hasan YILMAZ

 Hizmetli

Tel: (0388) 225 26 37

Fax:(0388) 225 26 27

        



 









 

Son Güncelleme Tarihi:12.06.2018