Özel Kalem Sekreterliği

Daire Başkanlığının sekreterlik hizmetlerinin yerine getirilmesi.


 Sorumlulukları,

·        - Daire Başkanlığının sekreterlik hizmetlerini (telefon bağlama, not alma, randevu ayarlama vb.) yapmak.

·       -  Daire Başkanlığının günlük yazışmalarını yapmak, takip etmek, işlemi bittikten sonra dosyalamak.

·        - Daire Başkanlığı ile ilgili çeşitli evrak ve dokümanları hazırlamak.

·        - Haftalık personel imza takip çizelgesi listelerini çıkartıp takip etmek.

·        - Islak imzadan/E-imzadan gelen yazıları ilgililere dağıtmak.

·        - Daire Başkanlığına getirilen imza dosyalarını inceleyip, eksiklikler varsa giderilmesini sağlamak, imzadan sonra ilgili birimlere haber vermek.

·        - İş akışındaki günlük acil yazılara ilişkin Daire Başkanını bilgilendirmek.

·        - Yıllık, aylık, saatlik izin formları, imza takip çizelgeleri üst yazıları gibi gerekli formları düzenleyerek ilgili yerlere göndermek.

·        - Yapılacak toplantıları personele duyurmak.

·        - Daire Başkanlığına gelen bilgi yazılarını Elektronik Belge Yönetimi aracılığıyla ilgili kişi veya birimlere duyurmak.

·        - Birim Faaliyet Raporunu Hazırlamak.

·         -Birim personelinin sağlık raporları ile ilgili yazışmalarını yapmak.

·        - Üniversite birimlerinin mühür yazıları ve işlemlerini yapmak.

·        - Daire Başkanlığı personelinin göreve başlama ve görevden ayrılış yazılarını yazmak.

·       -  Aylık part-time öğrencilerin puantaj çizelgelerini hazırlamak, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı’na göndermek.

         - Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

   Sekreter yaptığı iş ve işlemlerden dolayı Daire Başkanına, Genel Sekretere ve Rektöre karşı sorumludur.


Fatma DÖNE

Sekreter

Tel: 0388 225 26 28

fax: 0388 225 26 27

e-mail: fatma.yilmaz@ohu.edu.tr



Son Güncelleme Tarihi:22.12.2016