Saadet İLBAY
ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANI 

Telefon: (0388) 225 27 02
 Faks    : ( 0388) 225 27 01
e-mail : oidb@ohu.edu.tr 

                                                                                   DAİRE BAŞKANI
                                                                GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR

1. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak, birimin etkin ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak.
   
2. Başkanlığın teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek. 
3. Birim personelinin iş analizine uygun çalıştırılmasını sağlamak ve iş analizinde gerekli olan güncellemeleri 6 ayda bir yapmak/gözden geçirmek.
   
4. Başkanlığın Üniversitenin diğer birimleriyle gerektiğinde işbirliği ve koordinasyon içinde çalışmasını sağlamak.  
5. Kanunlar ve yetkiler çerçevesinde birimde prosedür ve talimatların uygulanmasını sağlamak. 
6. Üniversitenin stratejik planına uygun birim stratejik planını hazırlamak; stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak. 
7. Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak. 
8. Daire Başkanlığı personelini denetlemek ve çalışma konularında direktif vermek. 
9. Daire Başkanlığının çalışmaları konusunda amirlerine bilgi vermek. 
10. Daire Başkanlığı personelinin işi ile ilgili kurs, eğitim vb. katılımını sağlamak.
11. Daire Başkanlığının hizmetlerinin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak. 
12. Daire Başkanlığına havale edilen iş ve evrakların astlara havalesini yapmak ve gereğini sağlamak; cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
    
13. Daire Başkanlığının faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek.
    
14. Daire Başkanlığına bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlamak, birimlerin işbirliği ve uyum içerisinde çalışmasını temin etmek, toplantılar yapmak ve ortaya çıkan sorunları çözmek.
    
15. Daire Başkanlığı personelinin yönetmelikler ve kanunlar çerçevesinde belirlenmiş faaliyetleri yerine getirmesini sağlamak.
    
16. Daire Başkanlığı içinde etkin bir kayıt ve dosyalama sistemi kurulmasını, yürütülmesini ve geliştirilmesini sağlamak.
    
17. YÖK, ÖSYM, KYK gibi resmi kurumlar tarafından istenen form, rapor ve tabloları hazırlatmak ve verilen görevlerin yapılmasını sağlamak.
    
18. Öğrenci kontenjanlarının belirlenmesine yönelik istatistiki çalışmaların yapılmasını sağlamak.
    
19. Üniversite birimlerini ilgilendiren ve öğrenci işlerine ilişkin cevap verilmesi gereken konularda duyuruların yapılmasını ve takibini sağlamak.
    
20. Akademik takvimin hazırlanmasını, ilgili yerlere bildirmesini ve web sayfasında ilan edilmesini sağlamak.
    
21. Çalışma takviminin hazırlanmasını ve takibini sağlamak. 
22. Yeni kayıt olacak öğrencilere ilişkin kayıt duyurularının (kayıt yeri, kayıt tarihi, kayıt için gerekli belgeler vb.) web sayfasında ilan edilmesini, adayların ön kayıt ve kesin kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 
23. Yabancı uyruklu öğrencilerin başvuru, kabul ve kayıt işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 
24. Mezun, ilişiği kesilen, kendi isteğiyle kayıt sildiren, izinli yabancı uyruklu öğrencileri ilgili kurum ve kuruluşlara bildirilmesini sağlamak. 
25. Yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmalarının yapılmasını sağlamak.
26. Yabancı uyruklu öğrencilerin T.C. Kimlik numaralarının sistemde düzeltilmesini sağlamak. 
27. Yabancı uyruklu öğrencilerin SGK işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
28. Yükseköğretim Kanunu’nun 40/a ve 40/d maddeleri kapsamında ders vermek üzere öğretim elemanı görevlendirmelerinin yapılmasını sağlamak. 
29. Eğitim-öğretim ile ilgili kararların uygulanmasını sağlayarak, hizmetlerin aksamadan yürütülmesi için personeli denetlemek.
30. Daire Başkanlığının bütçesini hazırlatmak, üst yönetimin onayına sunmak ve bütçenin uygulanmasını sağlamak. 
31. Merkezi sistemle alınan öğrencilerin kayıtlarının yapılmasını ve bu öğrencilere ait dosyaların ilgili birimlere teslimini sağlamak. 
32. Öğrenci işleri ile ilgili her türlü yazışmanın ve dosyalamanın yapılmasını sağlamak. 
33. Fakülteler arası öğrenci işleri ile ilgili bilgi akışını sağlamak.
34. Mezun öğrencilerin diplomalarının ve diploma eklerinin hazırlanmasını sağlamak. 
35. İstatistiki bilgilerin takibini, düzenlenmesini ve ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak.
36. Yatay ve dikey geçişe ilişkin iş ve işlemlerin zamanında yapılmasını sağlamak. 
37. Başkanlık personelinin izinlerini ayarlamak.
38. Daire Başkanlığının harcama yetkililiği görevini yürütmek.
39. Arşivleme işlemlerini yaptırmak ve arşivi düzenlettirmek.
40. Senato tarafından kabul edilen eğitim-öğretim planlarındaki derslerin otomasyon sistemine girişinin, kontrolünün ve güncellemelerinin yapılmasını sağlamak.
41. Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü taleplerin incelenerek, gerekli cevapların verilmesini sağlamak.
42. Öğrenci bilgilerinin 3 ayda bir YÖKSİS’e girişinin yapılmasını sağlamak. 
43. Erasmus, Farabi gibi değişim programları ile yurt içinde ya da yurt dışında başka bir üniversiteye giden öğrencilerin not işlemlerinin otomasyon sistemine girişinin yapılmasını sağlamak.
44. Öğrenci kimlik kartlarının basımını ve birimlere dağıtımını sağlamak. 
45. Yeni kayıt olan erkek öğrencilerin askerlik tecil işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 
46. Çiftanadal Diploması ve Yandal Sertifikasının basım işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 
47. Öğrencilerin ders kayıt süreçlerini yönetmek. 
48. Öğrenci burslarına ilişkin birimlerle yazışmaların yapılmasını sağlamak. 
49. Onur, Yüksek Onur öğrencilerinin sertifikalarının hazırlanmasını sağlamak. 
50. Öğrenci staj kontenjanlarının birimlerden istenmesini ve YÖK’e bildirilmesini sağlamak.
51. Ek kontenjanla Üniversiteye yerleştirilen öğrencilerin kayıt-kabul işlemlerinin yapılmasını sağlamak. 
52. Yaz okuluna ilişkin işlemlerin yapılmasını sağlamak. 
53. Web üzerinden ders kayıtları ve not girişleri ile ilgili sorunların çözümlenmesini sağlamak. 
54. Daire başkanlığının satın alma, ayniyat ve demirbaşlarına ilişkin iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. 
55. Öğretim üyesi ve öğrenci şifrelerinin verilmesini sağlamak. 
56. Özel yetenek sınavını kazanarak kayıt yaptıran öğrencileri ÖSYM Başkanlığına bildirmek. 
57. Öğrenci işlerine ilişkin yönetmelik ve yönergeler hazırlamak; bunlarda gerekli olan değişiklikleri yapmak. 
58. Mezunların takip edilmesine yönelik çalışmalar yapmak. 
59. Öğrenci konseyi seçimlerine ilişkin her türlü iş ve işlemin yapılmasını sağlamak. 
60. Program/Bölüm/Anabilim Dallarının açılması ve öğrenci alımına ilişkin tekliflerinin Senatoya sunulmasını, YÖK’e bildirilmesini sağlamak. 
61. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Birimindeki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. 
62. Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. 
63. Daire Başkanı görevleri ve yaptığı tüm iş ve işlemlerden dolayı Genel Sekretere, Rektör Yardımcısına ve Rektöre karşı sorumludur.