KURUMSAL İLETİŞİM KOORDİNATÖRLÜĞÜ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönergenin amacı, Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünün amaçlarını, faaliyet alanlarını, yönetim organları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönerge, Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünün amaçlarına, faaliyet alanlarına, yönetim organlarına ve çalışma şekline ilişkin hükümleri kapsamaktadır.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönerge, 4/11/1981 tarihli 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 12 nci maddesinin (c) bendindeki hükümler ile 14 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 – (1) Bu Yönergede geçen;
a) Birim amiri/amirleri: Üniversiteye bağlı tüm akademik ve idari birimlerin amirlerini/sorumlularını,
b) Birim iletişim temsilcileri: Koordinatörlük ile ilgili birim arasındaki bilgi akışını yürütmek ve iletişimi sürdürmek amacıyla Birim Amiri/Amirleri tarafından görevlendirilen birim sorumlu yardımcılarını ya da birim personelini,
c) Birimler: Üniversiteye bağlı tüm akademik ve idari birimleri,
ç) Danışma kurulu: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü Danışma Kurulunu,
d) Koordinatör: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörünü,
e) Koordinatör yardımcısı: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatör Yardımcısını,
f) Koordinatörlük: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Kurumsal İletişim Koordinatörlüğünü,
g) Kültür ve sanat komisyonu: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Kültür ve Sanat Komisyonunu,
ğ) Özel kalem müdürlüğü: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Rektörlük Özel Kalem Müdürlüğünü,
h) Protokol müdürlüğü: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Rektörlük Protokol Müdürlüğünü,
ı) Rektör: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Rektörünü,
i) Rektörlük: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Rektörlüğünü,
j) Senato: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Senatosunu,
k) Üniversite: Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesini
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Amaçları ve Faaliyet Alanları
Koordinatörlüğün amaçları
MADDE 5 – (1) Koordinatörlüğün amaçları şunlardır:
a) Stratejik kurumsal iletişim anlayışı bağlamında Üniversitenin yürürlükteki Stratejik Planı’na dayalı olarak iletişim amaç ve hedeflerini belirlemek, bu amaç ve hedeflere ilişkin stratejiler geliştirerek bunlara uygun eylem planları hazırlamak ve uygulamak.
b) Üniversitenin marka değerini ulusal ve uluslararası düzeyde geliştirmeye yönelik iletişim ve tanıtım faaliyetleri gerçekleştirmek.
c) Üniversite ile iç ve dış paydaşları/hedef kitleleri arasında etkileşime ve uzlaşıma dayalı bir stratejik iletişim süreci yürüterek kurumsal aidiyeti güçlendirmek, kurum imajını, kimliğini ve kültürünü desteklemek, geliştirmek ve tanıtmak.
ç) Üniversitenin bilim, eğitim-öğretim, araştırma geliştirme, inovasyon, kültür ve sanat alanlarındaki potansiyeli ile bu potansiyel sonucunda bölgeye, ülkeye ve tüm insanlığa katkı sunacak çıktılarının ulusal ve uluslararası düzeyde tanıtımlarına ilişkin planlamalar yapmak ve bunları uygulamak.
Koordinatörlüğün faaliyet alanları
MADDE 6 – (1) Koordinatörlük, Yönergenin 5 inci maddesinde belirtilen amaçları gerçekleştirmek üzere şu faaliyetleri düzenler ve yürütür:
a) Üniversitenin marka değerini artırmaya, kurumsal imaj ve itibarını güçlendirmeye ilişkin iletişim ve tanıtım stratejileri oluşturmak ve bunları uygulamak.
b) Tüm iletişim araçlarını, belirlenen amaç ve hedefler ile oluşturulan strateji ve politikalar doğrultusunda etkin bir şekilde kullanarak Üniversitenin kamuoyunda kurumsal kimliğine uygun olarak temsil edilmesini sağlamak.
c) Birimlerin tüm iletişim ve tanıtım süreçlerinde Üniversitenin kurumsal kimliği ile iletişim stratejilerine uygun eylem ve uygulamalar gerçekleştirmelerini sağlamak, bu amaçla Birimlere destek vermek ve gerektiğinde denetleyici rol üstlenmek.
ç) Birim İletişim Temsilcileriyle koordineli olarak Koordinatörlük ve Birimler arasında bilgi akışını etkili ve sürdürülebilir kılmak.
ç) Tüm hedef kitlelerle değer odaklı bir ilişki sürecini temel alarak etkili iletişim ve tanıtım etkinlikleri planlamak ve yürütmek.
d) İç paydaşlar ve kamuoyuna yönelik doğru bilgi aktarımını sağlamaya yönelik çalışmalar yapmak, Üniversiteye yönelik manipülasyon ve dezenformasyon amacı içeren eylemleri engellemeye dönük iletişim faaliyetleri planlamak ve gerçekleştirmek.
e) Üniversitenin kurumsal imaj ve itibarı ile marka değerini olumsuz yönde etkileyecek kriz durumları için proaktif yaklaşımla iletişim planlamaları yapmak veya bu durumlara yönelik reaktif iletişim eylemleri gerçekleştirmek.
f) Kurumsal kimlik kılavuzunu hazırlamak, hazırlanan kılavuzu ihtiyaçlar doğrultusunda güncellemek ve Üniversiteyi doğrudan ya da dolaylı olarak ilgilendiren tüm iletişim ve tanıtım süreçlerinde ilgili kılavuza uyulmasını sağlamak.
g) Ulusal ve uluslararası düzeylerdeki tanıtım faaliyetlerine katılarak Üniversiteyi hedef kitlelere tanıtmak.
ğ) Özel Kalem Müdürlüğü, Protokol Müdürlüğü ve ilgili Birimlerle iş birliği içerisinde Üniversitenin etkinliklerini gerçekleştirmek ve protokol süreçlerine destek vermek.
h) 14/12/2022 tarihli ve 2022/225 sayılı Senato kararıyla faaliyete geçen Kültür ve Sanat Komisyonu’nun aldığı kararlar doğrultusunda planlanan etkinlikler ile Rektörlük ve Birimlerin düzenlediği diğer tüm etkinliklerin hedef kitleye duyurulmasını sağlamak, bu etkinliklerin düzenlenmesi sürecine destek vermek.
ı) Üniversiteyi tanıtacak ve öğrenciler ile mezunların kurumsal aidiyetlerini artıracak faaliyetlerde Üniversite bünyesindeki Kariyer Geliştirme Merkezi Müdürlüğü, Mezunlarla İletişim Koordinatörlüğü ve ilgili Birimlerle iş birliği içerisinde hareket etmek, bu birimlere destek vermek.
i) Üniversitenin hedef kitleleri arasında yer alan tüm paydaşlara yönelik tanıtım organizasyonları planlamak ve yürütmek.
j) Üniversiteyle iletişim, tanıtım, sponsorluk, sosyal sorumluluk alanlarında iş birliği talep eden kurum, kuruluş ve kişilerin taleplerinin değerlendirilmesi sürecine katkı vermek, ilgili faaliyetler kapsamında iletişim ve bilgi akışını sağlamak.
k) Rektörün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Organları ve Görevleri
MADDE 7 – (1) Koordinatörlüğün organları; Koordinatör, Koordinatör Yardımcısı, Danışma Kurulu ve Birim İletişim Temsilcilerinden oluşmaktadır.
Koordinatör ve görevleri
MADDE 8 – (1) Koordinatör, Koordinatörlüğün amaç ve faaliyet alanları doğrultusunda görev yapmak üzere Rektör tarafından Üniversitenin öğretim elemanları arasından 2 (iki) yıl için görevlendirilir. Görev süresi sona eren Koordinatör, aynı usulle yeniden görevlendirilebilir. Koordinatör, Koordinatörlüğün çalışmalarından doğrudan Rektör veya Rektörün yetkilendirdiği Rektör Yardımcısı, Genel Sekreter ya da Genel Sekreter Yardımcısına karşı sorumludur.
(2) Koordinatörün görevleri şunlardır:
a) Koordinatörlüğü temsil etmek.
b) Bu Yönergede yer alan amaç ve faaliyet alanlarına ilişkin görevlerin Koordinatörlük tarafından gerçekleştirilmesini sağlamak, bu bağlamda yönetsel süreci yürüterek koordinasyon, planlama, kontrol ve denetim mekanizmalarını işletmek.
c) Belirlenen amaç ve hedefler ile stratejiler temelinde Koordinatörlük bünyesindeki birimlerin/ofislerin yapılanmasını oluşturarak bunların etkin ve verimli şekilde işleyişini sağlamak, bu doğrultuda iş planlamaları hazırlamak.
ç) Koordinatörlüğün çalışmalarıyla ilgili Rektöre her dönem çalışma raporu sunmak.
d) Danışma Kurulunu, Koordinatörlüğün çalışmalarına ilişkin altı (6) aylık dönemlere ait faaliyet raporuyla bilgilendirmek.
e) Rektörün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
Koordinatör Yardımcısı ve görevleri
MADDE 9 – (1) Üniversitenin öğretim elemanları veya idari personeli arasından Koordinatörün teklifiyle Rektör tarafından görevlendirilir. Koordinatörün görev süresinin sona ermesi durumunda Koordinatör Yardımcısının da görev süresi son bulur.
(2) Koordinatör Yardımcısının görevleri şunlardır:
a) Koordinatörlüğün amaç ve faaliyet alanları doğrultusunda Koordinatöre yardımcı olmak.
b) Koordinatörün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
Danışma Kurulunun görevleri ve oluşumu
MADDE 10 – (1) Danışma Kurulu, Rektör tarafından görevlendirilen bir Rektör Yardımcısı Başkanlığında; Koordinatör ve Koordinatör Yardımcısı ile birlikte, Koordinatörün teklifiyle Rektörün Üniversitenin öğretim elemanları veya idari personeli arasından görevlendireceği 7 (yedi) üyeden oluşur.
(2) Danışma Kurulunun görevleri şunlardır:
a) Koordinatörlüğün 6 (altı) aylık eylem planları ve faaliyetlerine ilişkin görüş, düşünce ve önerilerini sunmak.
b) Koordinatörlüğün kurumsal iletişim faaliyetlerine ilişkin belirlediği amaç, hedef, strateji ve politikalar ile diğer tüm uygulamalarıyla ilgili Üniversitenin yürürlükte olan Stratejik Planı’na göre birime danışmanlık yapmak.
c) Koordinatörlük ile Birimler arasındaki iletişimi ve eşgüdümü güçlendirmeye yönelik danışmanlık hizmeti vermek.
(3) Danışma Kurulu düzenli olarak 6 (altı) ayda bir toplanır. Danışma Kurulu başkanı, gerek duyduğunda veya Koordinatörün teklifiyle kurulu toplantıya çağırabilir.
Birim İletişim Temsilcileri
MADDE 11 - (1) Birim İletişim Temsilcileri, Birim Amirleri tarafından görevlendirilecek birer birim sorumlu yardımcısı veya temsilcilerden oluşur.
(2) Birim İletişim Temsilcilerinin görevleri şunlardır:
a) Birimindeki personel ve öğrenciler arasından belirlediği kişilerle iletişim ekibini oluşturmak ve bilgi akışını sağlamak suretiyle Koordinatörlük ile Birim arasında köprü görevi görmek.
b) Koordinatörlüğün faaliyet alanlarıyla ilgili birimlerinden gelen her türlü geri bildirimleri Koordinatörlüğe iletmek.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Koordinatörlük Birimleri
Birimler
MADDE 12 - (1) Koordinatörlüğün birimleri; Marka Yönetimi, Medya İlişkileri, Protokol ve Etkinlik Yönetimi, Halkla İlişkiler ve Dijital Medya Ofislerinden oluşmaktadır.
Marka Yönetimi Ofisi
MADDE 13 - (1) Marka Yönetimi Ofisinin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin marka değerini ve algısını geliştirmeye ve tanıtmaya yönelik stratejiler oluşturmak ve bu doğrultuda faaliyetler planlamak.
b) Üniversitenin ulusal ve uluslararası düzeyde marka farkındalığının oluşmasına ilişkin politikalar geliştirmek ve bunları uygulamak.
c) Marka ve görsel kimlik çalışmalarını gerçekleştirerek kurum kimliğini ve imajını güçlendirmek.
ç) İtibar yönetimi bağlamında kurumsal itibarı artıracak çalışmalar yapmak.
d) Bütünleşik iletişim yönetimi yaklaşımından hareketle tüm Birimlerin ve paydaşların görsel tasarım materyallerinde Üniversitenin kurumsal kimlik standartlarına uymasını sağlamak ve bu süreçte ilgili Birimlere destek vermek.
e) Reklam ve tanıtım içerikleri ile materyallerini hazırlamak/tasarlamak.
f) Afiş, broşür, katalog, fotoğraf, video vb. her türlü görsel tasarım materyallerinin hazırlanmasında görev almak ve bunlarla ilgili süreçleri denetleyerek destek vermek.
Medya ilişkileri ofisi
MADDE 14 - (1) Medya ilişkileri ofisinin görevleri şunlardır:
a) Üniversitenin tüm etkinliklerinin ve Üniversiteyle ilgili haber değeri taşıyan konuların görsel-işitsel, yazılı ve dijital medyada etkin ve doğru bir şekilde yer almasına yönelik çalışmalar yapmak.
b) Üniversitenin birer paydaşı olan medya kuruluşlarıyla, ahlaki ve etik ilkeler doğrultusunda iş birliği kurmak ve sürdürülebilir ilişkiler geliştirmek, mevcut ilişkileri yönetmek,
c) Birim İletişim Temsilcileriyle sürekli iletişim halinde olarak haber niteliği taşıyan konular bağlamında Birimler ve Koordinatörlük arasındaki bilgi akışını sağlamak ve yürütmek.
ç) Üniversitenin hedef kitlesine ve kamuoyuna ulaşması için haberler hazırlayarak bunları kurumsal ağ sayfasında yayımlamak, ayrıca medya kuruluşlarına basın bülteni, basın bildirisi vb. servis etmek.
d) Basın toplantıları, basın açıklaması, basın gezileri gibi etkinlikleri planlamak ve bu etkinliklerde görev almak.
e) Medya kuruluşlarının Üniversitenin etkinliklere katılımını sağlamaya yönelik iletişim süreçlerini yürütmek.
f) Koordinatörlük tarafından yayımlanacak NÖHÜ-Bülten, Medya Analiz Raporu vb. çalışmaları hazırlamak.
Protokol ve etkinlik yönetimi ofisi
MADDE 15 - (1) Protokol ve etkinlik yönetimi ofisinin görevleri şunlardır:
a) Kültür ve Sanat Komisyonu kararları doğrultusunda planlanan veya Üniversite yönetimi tarafından gerçekleştirilmesi uygun görülen etkinliklerin organizasyon süreçlerini ilgili birimlerle iş birliği içerisinde planlamak, yürütmek ve koordine etmek.
b) Protokol Müdürlüğü ve Özel Kalem Müdürlüğüyle iş birliği içerisinde etkinliklerin protokol süreçlerini planlamak, düzenlemek ve yürütmek.
c) Üniversite tarafından düzenlenen etkinlikler ile Rektörün katıldığı programların ve gerçekleştirdiği ziyaretlerin fotoğraf veya video kayıtlarının alınarak arşivlenmesini sağlamak.
ç) Hediyelik ve promosyon ürünlerinin takdimine ilişkin planlamalar yapmak ve süreci yürütmek.
Halkla ilişkiler ofisi
MADDE 16 - (1) Halkla ilişkiler ofisinin görevleri şunlardır:
a) Stratejik iletişim ve halkla ilişkiler anlayışı temelinde mesaj stratejileri ve politikaları oluşturmak.
b) Tebrik, kutlama, taziye vb. amacıyla Üniversitenin kurumsal iletişim stratejisine uygun metin içerikleri hazırlamak.
c) Tanıtım materyalleri için metin içerikleri hazırlamak ve bu alanda editoryal süreci yürütmek.
ç) Kurumsal iletişim faaliyetlerine ilişkin iç ve dış paydaşlara yönelik algı ve tutum araştırmaları yapmak, bu araştırmaların neticesinde elde edilen verileri analiz ederek araştırma ve geliştirme çalışmaları gerçekleştirmek.
d) İç paydaşlara yönelik iletişim faaliyetleri planlayarak kurumsal aidiyeti artırmaya ve kurum kültürünü oluşturmaya yönelik çalışmalar gerçekleştirmek.
e) Karşılıklı iş birliğini geliştirmek amacıyla dış paydaşlara yönelik etkin iletişim faaliyetleri planlamak, yürütmek ve koordine etmek.
f) Kriz yönetimi bağlamında proaktif iletişim anlayışını esas alan planlamalar yapmak ve bunları uygulamak.
g) Çeşitli etkinlikler için Rektörlük makamı tarafından kullanılacak konuşma metni ve sunum içerikleri hazırlamak.
ğ) Koordinatörlüğün kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını gerçekleştirmek, Koordinatörün/Koordinatörlüğün sekretaryasını yürütmek.
Dijital medya ofisi
MADDE 17 – (1) Dijital medya ofisinin görevleri şunlardır:
a) Dijital ortamdaki iletişim faaliyetlerinin stratejik kurumsal iletişim anlayışına uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
b) Üniversitenin kurumsal sosyal medya platformlarındaki hesaplarını yönetmek ve bu platformların etkin ve verimli kullanılmasına yönelik koordinasyonu sağlamak.
c) İç paydaşlara yönelik duyuruların kurumsal ağ sayfası, toplu e-posta ve toplu kısa mesaj (sms) yöntemiyle ulaştırılmasını sağlamak.
ç) Dijital ortamlara özgü içeriklerin üretim sürecini yürütmek ve koordine etmek.
d) Sosyal medya platformlarına yönelik projeler geliştirerek Üniversitenin sosyal medyada kurumsal imaj ve itibarını güçlendirmek.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Koordinatörlüğün Çalışma İlkeleri
Çalışma ilkeleri
MADDE 18 – (1) Koordinatörlük tarafından yürütülen faaliyetler, Yönergeye dayalı olarak işleme alınmakta olup çalışma ilkeleri ise şu şekildedir:
a) Üniversitenin yayın organları ve iletişim ortamları aracılığıyla iç ve dış hedef kitleye duyurulması/tanıtılması talep edilen içerikler, kurumsal e-posta ya da Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) aracılığıyla Koordinatörlüğe bildirilmelidir.
b) Kültür ve Sanat Komisyonunun düzenlenmesini kararlaştırdığı etkinlikler dışında kalan ve Birimler tarafından gerçekleştirilmesi planlanan etkinlik talepleri, Rektörlük makamı tarafından onaylanmış olmalıdır. Resmi olarak onaylanmamış etkinlikler ile bu Yönerge’nin 6 ncı maddesindeki Koordinatörlüğün Faaliyet Alanları dışında kalan talepler, Koordinatörlük tarafından işleme alınmaz.
c) Afiş tasarımı, fotoğraf ve video çekimi ile sunucu görevlendirmesi vb. talepler, planlanan etkinlik tarihinden en az 10 (on) gün önce Koordinatörlüğe iletilmelidir. Bu kapsamda kurumsal ağ sayfasında yer alan Etkinlik Talep Formu doldurularak EBYS üzerinden üst yazı ile Koordinatörlüğe gönderilmelidir.
ç) Üniversite yayın organlarında yayımlanması talep edilen her türlü içerik Üniversitenin kurumsal kimlik standartlarına ve iletişim politikasına uygun olmalıdır. Bunların dışında kalan içerik veya tasarımlar kabul edilmeyecektir.
d) Koordinatörlük, kadrosunda mevcut personelin yetersiz olması, iş yükünün yoğun olduğu durumlarda gelen talepleri geri çevirme ya da iş teslim zamanında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.
ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Hüküm bulunmayan hâller
MADDE 19 – (1) Bu Yönergede hüküm bulunmayan hâllerde, ilgili diğer mevzuat hükümleri ile Senato kararları uygulanır.
Yürürlük
MADDE 20 – (1) Bu Yönerge, Senato tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Geçiş Hükmü
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Bu Yönergenin Senato tarafından kabul edilmesinin ardından Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü faaliyetlerine Kurumsal İletişim Koordinatörlüğü olarak devam eder.
Yürütme
MADDE 21 – (1) Bu Yönergeye ilişkin hükümler Rektör tarafından yürütülür.