Rektörlüğümüz ve bağlı ünitelerine ait evrakların dağıtımı genel evrak birimimiz tarafından yapılmaktadır.

Bu süreçte; kurum içi belge kapsamlı evrakların birimlere dağıtımı Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) üzerinden, aynı zamanda 25 Ağustos 2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi gazetede yayımlanan Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gereğince 28.08.2015 tarihinde Üniversitemiz adına omerhalisdemiruni@hs01.kep.tr ve omerhalisdemiruni.erasmus@hs01.kep.tr kep adresleri alınmış olup 500 MB kotamız bulunmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşları arasında Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) üzerinden de evrakların gönderilmesi ve alınması yapılmaktadır.  

Üniversitemiz dışına giden evraklar ise muhteviyatı ve öncelik durumuna göre (acele, gizli, çok gizli vs.) kargo, normal posta, iadeli taahhütlü posta ve elden zimmetle teslim edilmekte veya gönderilmektedir.

Üniversitemizin anlaşmalı olduğu kargo şirketi hafta içi her gün saat 15.30' da genel evrak birimimiz den gönderilecek evrakları teslim alarak alıcılara ulaştırmaktadır. Yine hafta içi her gün aynı saatte genel evrak birimimiz görevli personeli görevlendirilen resmi araç ile posta ve diğer kamu kurumlarına evrak dağıtımını etkin bir şekilde gerçekleştirmektedir.