Elektronik Belge Yönetim Sistemine
uyarlanacak resmi yazışmalara ilişkin kurallar aşağıda belirtilmiş olup burada
yer almayan hususlarda, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik, Yönergeler hükümleri esas alınacaktır.
1) Kurum içi
yazışmalar:
a. Fiziksel ortamda
gönderilme zorunluluğu olan gizlilik dereceli yazılar/belgeler hariç,
üniversitemizdeki kurum içi tüm yazışmalar EBYS üzerinden yapılacaktır.
b. Üniversitemiz
personeli görev, yetki ve yasal sorumlulukları çerçevesinde kurum içi
yazı/belge hazırlayabilecek, hiyerarşik sıraya göre onay ve imzaya sunabilecek,
ancak Rektör, Rektör Yardımcısı, Genel Sekreter, Dekan, Enstitü, Yüksekokul ve
Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Araştırma Merkezi MüdürIeri, Genel Sekreter
Yardımcısı, Daire Başkanı gibi birim amirlerinin imzası olmadan hazırladıkları
yazı/belgeyi, diğer birimlere gönderemeyeceklerdir.
c. Hazırlanan
yazı/belgeyi onaylaması gereken amirin kim olacağı (parafçı, imzacı vb.)
hazırlayan personel tarafından seçilecektir. Yazıyı hazırlayan personel,
yazının doğal parafçısı konumundadır.
d. Üniversitemiz
personeli olmayıp, imzası olması gereken yazı ve belgelerde; kurum personeli
olmayan bu kişilerin EBYS'ye giriş yetkisi bulunmadığından, bu tür
yazı/belgeler ıslak imza sürecine tabi olacaktır.
e. Kurum içi yazışmalarda
hazırlanan gizlilik dereceli yazılar ve fiziksel ekli evraklar doğrudan muhatap
birime/makama gönderilecektir.
2)
Kurum dışı yazışmalar:
a. Üniversitemiz
personeli görev, yetki ve yasal sorumlulukları çerçevesinde kurum dışı
yazı/belge hazırlayabilecek, hiyerarşik sıraya uygun olarak onay ve imzaya
sunabilecek ancak Rektör, Rektör Yardımcısı, Genel Sekreter, Dekan, Enstitü,
Yüksekokul ve Meslek Yüksekokulu Müdürü veya yetki verilen Yardımcıları, Genel
Sekreter Yardımcıları, Daire Başkanı gibi birim amirlerinin imzası olmadan
kurum dışına gönderemeyecektir.
b. Hazırlanan
yazı/belgeyi onaylaması gereken amirin kim olacağı (parafçı, imzacı vb.) yazıyı
hazırlayan personel tarafından seçilecektir. Yazıyı hazırlayan personel,
yazının doğal parafçısı konumundadır.
c. Kurum dışı
yazı/belgeyi hazırlayan personel, yazının "Gönderim” yöntemini (KEP,
Posta, vb.) sistemden belirleyecektir. Gizlilik dereceli ve ıslak imzalanması
zorunlu bulunan evraklar dışındaki kurum dışı yazışmalar, üniversitemiz KEP
(Kayıtlı elektronik Posta) adresi üzerinden elektronik olarak
gönderileceğinden, "Gönderim” yöntemi olarak öncelikle bu seçenek
seçilmelidir. KEP adresi üzerinden gönderilecek kurum dışı yazışmalar,. Genel Evrak Birimi KEP yetkilileri tarafından kontrol edilerek
muhatap kuruma iletilecektir. İletilen evrağa ilişkin KEP
delilleri, KEP sorumlusunun KEP servislerini yenilemesinden sonra oluşacaktır
ve evrakı hazırlayan kişiye bilgi olarak düşecektir. Ayrıca KEP ile gönderilen
evrak üzerine de yansıyacaktır. Evrakı üreten personelin KEP delillerini takip
etmesi gerekmektedir.
d.
Kurum
dışı yazı oluşturma sayfası dağıtım birimi seçimi aşamasında, Devlet Teşkilatı
Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) ile sağlanmış olan entegrasyon kullanılmaktadır.
Gönderilecek kurum seçimi sonrası, muhatap kurumun iletişim bilgileri DETSİS
sisteminden çekilerek görüntülenmektedir. Zaman zaman DETSİS kaynaklı kurum iletişim bilgilerinde
eksiklikler yaşanabilecektir.
3)
Elektronik imza ve
ıslak imza kullanımı:
a. EBYS'de düzenlenecek
yazı elektronik imza (e-imza) ya da ıslak imza yöntemi ile imzalanabilmektedir.
Ancak, ıslak imza gerektiren bir durum olmadıkça, kurum içi ve kurum dışı tüm
yazışmalarda, elektronik imza (e-imza) kullanılacaktır.
b. Özellikle kurum dışına
KEP adresi ile gönderilecek yazıların e-imza ile imzalanması zorunludur.
c. E-imza ile ıslak imza hukuken
eşdeğer durumdadır. Ancak birden fazla yetkilinin imzalaması gereken yazılarda;
imzaların tümünün E-imza ile ya da ıslak imza ile imzalanması zorunludur.
d. Islak imza gerektiren
yazılarda, yazıyı hazırlayan personel yazının çıktısını alıp ıslak imzaya
sunacak, EBYS üzerindeki süreç, yazıyı imzalayacak personelin onayıyla
sonlanacaktır. Islak imzalı evrak istenirse taranıp evrağın notlar bölümünde
saklanabilecektir.
5) Gizlilik
Dereceli (Çok Gizli,Gizli,Özel,Hizmete Özel) yazılara verilecek numaralar:
Gizlilik Dereceli
yazılar kesinlikle EBYS l de hazırlanmayacak, KEP ile
gönderilmeyecektir. Bu tür yazı/belgelerde, EBYS'de Kurum İçi / Kurum Dışı
Gizli Evrak şeklinde evrağın zarfı yada boş bir kağıt taranarak numara alınması
sağlanacak ve evrak üzerine yazılacaktır
6)
EBYS ile PEOS
entegrasyonu:
a. Kurum içi ve kurum
dışı yazışma süreçlerinin doğru işleyebilmesi için Üniversitemizdeki birim
hiyerarşisi ve Akademik/idari personele ait ad soyad, unvan, görev, birim vb.
bilgilerin en doğru ve güncel kaynaktan sağlanması amacıyla EBYS'nin PEOS ile
entegrasyonu sağlanmıştır.
b. Üniversitemizdeki tüm
birimlerin hiyerarşik tanımlarının, yöneticilerinin ve birimlerde bulunan
personellerin; PEOS üzerindeki tanımlarında düzenleme ve güncellemeler Personel
Daire Başkanlığı tarafından yürütülmektedir
7. EBYS sisteminde Birim açılması
a. EBYS Birim Ağacında tanımlaması yapılabilmesi için
Birimin mutlaka DETSİS kodunun tanımlı olması gerekmektedir
b. Üniversitemizde Fakülte, Enstitü, Yüksekokul,
Meslek Yüksekokulu, Konservatuvar, Bölüm, Anabilim Dalı vb. birimlerin
açılması, isim değişikliği, kapatılması durumunda KAYSIS’te gerekli tanımların
yapılabilmesi için ilgili birim tarafından Rektörlük Makamına (İdari Mali İşler
Daire Başkanlığı) birim kimlik kodu alınması talep yazısı yazılır. Yazı
ekinde Yükseköğretim Kurulu (YÖK) Başkanlığı
Yürütme Kurulu tarafından alınan kararında gönderilmesi gerekmektedir.
c. Yükseköğretim
Kurulu Kararı gerektirmeyen ve Üniversite Senato veya Yönetim Kurulu Kararı
açılan alt birimlerin Rektörlük Makamına arz edilmesi ve onaylanması sonucunda
İlgili birim tarafından Rektörlük Makamı (İdari Mali İşler Daire Başkanlığı)
birim kimlik kodu alınması talep yazısı yazılır.
d. İdari
Mali İşler Daire Başkanlığı KAYSİS sorumluları tarafından gerekli başvurular
yapıldıktan sonra alınan Birim Kimlik kodu talep eden birime ve
EBYS Birim Ağacında tanımlamak üzere EBYS Destek birimine bildirilir.
8. Vekalet işlemleri
a.
EBYS
üzerinden Vekalet Verme işlemi, vekalet veren kişi tarafından yapılacaktır.
b.
Vekalet
vermesi gereken kişiye ulaşılamıyorsa EBYS üzerinden vekalet verme işlemi
ilgili EBYS yöneticisi tarafından yapılacaktır.
c.
Vekalet veren kişinin önceden göreve
başlaması, ya da vekalet süresinin uzaması gibi durumlarda Birim EBYS
Yöneticileri tarafından gerekli değişiklikler yapılacaktır
9. EBYS Erişim
a. EBYS ‘ye tüm
kampüslerden erişim sağlanabilecektir.
b.EBYS uygulamasına kampüs dışından erişim,
Üniversite yönetimince uygun görülen görevlerdeki personel için
sağlanacaktır.
c. EBYS
Mobil uygulama, Kampüs dışından erişim yetkisi olan kişiler tarafından
kullanılabilecektir.
10. Evrak Numarası oluşturulması
Evrak Numarası, birimlere ait evrak
numarası üretilmeyip, tüm üniversite
evrakları için ortak bir havuzdan alınacak ve aşağıdaki şekilde
olacaktır.