Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

Kurumların faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurumun faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir.

 EBYS çözümlerinin bulundurması gereken özellikler, T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü‘nce belirlenen yönetmeliklere uygun kullanım sağlayacak şekilde oluşturulan TSE TS 13298 ulusal standardınca belgelendirilmektedir. EBYSler kapsamca EDYSlerden daha detaylı olmakla beraber TSE TS 13298 standardını taşıyabilmek için pek çok teknik konuda üst seviye denetimleri bulundurmalıdırlar.

EBYS ile Neler Yapılabilir

1. Tanımlı iş akışı yolları ile belgeler, zamanında doğru kişiye en kısa yoldan ulaştırılabilir.
2. Birimlerde 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir.
3. Belgelerin dolaşımı esnasında durumları takip edilebilir.
4. Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir.
5. Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir.
6. Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlanabilir.
7. Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırası tanımlanabilir.
8. Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
9. İzne çıktığımızda görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
10. Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
11. Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlanır.
12. Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.