Görevler menüsünden veya Arama sayfasından ilgili evrak açılır. Sol üstte varsa evrak notları pop up olarak görüntülenir Pop up üzerinden PDF sembolüne tıklanır. Yeni bir sayfada  Evrak ile ilgili eklenen notlar görüntülenir.

Görevler menüsünden veya Arama sayfasından ilgili evrak açılır. Sayfa altından indir. Butonu vasıtasıyla veya evrak diğer işlemler menüsünden indir butonu ile evrak kayıt edilebilir

Evet. Manuel olarak veya sistemde var olan yazılar seçilerek birden fazla ilgi evraka eklenebilir.

Birim adları kişi unvanları ve diğer tanımlamaların İngilizce alanları da eklenmelidir. İngilizce hazırlanan tanımlamalardan sonra evrak şablonu İngilizce olarak yüklenmelidir. Hazırlanan evrak İngilizce şablon olarak seçilirse evraklar İngilizce olarak görüntülenecektir ve dağıtılacaktır.

Tanımlamalar/Şablonlar Dağıtım Planları alanından tanımlayabilirsiniz. Şablon oluşturmakla ilgili detaylı bilgi için tıklayınız

E-imzası olmayan kişiler için evrak eklenirken ıslak imza seçilmelidir. Islak imzalı belgelerde  “Islak İmzalı onaya sunulan bu belge, Islak İmzalı olmadığı durumda hükümsüzdür.”Metni görüntülenecektir.

EBYS’de kişinin evrak üzerinde bağı var ise ( Paraf/ İmza/Gereğine/Bilgisine)  takibini görevler sekmesinde yapabilir. Bağı yok ise fakat evrak görmeye yetkili ise Arama kısmından evrakı meta alanlarına göre sorgulamalıdır. Sorgulanan evrakın detaylarına tıklanarak “Tarihçe” sekmesinde evrak durumu takip edilebilir. 

 Yanlış kişiye gönderilen evrak geri alınıp tekrar gönderilmesi söz konusu değildir. Gönderen kişi not ekleyerek evrakın reddedilmesini talep edebilir.

  Gizli Evrak için özel bir numara tanımlaması yapılmayıp kurum numara sırasından numara almaktadır. İşleyiş olarak gelen zarf/evrak açma yetkisine sahip kişi tarafından açılıp zarf/boşkağıt taranarak sisteme eklenir.

Yazı antetleri üzerinde görüntülenen birim ismi ile çalıştığınız birim bilgisi farklı ise; Birden fazla kimliğiniz varsa  öncelikle doğru kimlik seçtiğinizden emin olunuz. Birim EBYS yöneticisi ile iletişime geçiniz

EBYS'lerde üretilmiş ve e-imzalanmış evraklar yok edilemez

Evrak arama menüsünden Evrak menüsüne tıklanarak  Detaylar- Evrak iş akışı menüsünden evrakın tabi olduğu işlemlere erişilir.

Onayda bekleyen akışlar içinde Evrak arama menüsünden Evrak menüsüne tıklanarak  Detaylar- Evrak iş akışı menüsünden evrakın tabi olduğu işlemlere erişilir.

İmzalanmış/onaylanmış bir yazıda hata olması mevcut evrak üzerinde hatanın düzeltilmesi mümkün olmayıp, bu  durumda evrakın iptali yapılmalıdır. İptal işlemleri için tıklayınız

Kep görünmüyor ise ilgili Kurumun KEP adresi sisteme tanımlanmamış olabilir. Tanımlar – Organizasyon kodları – Kurum seçilir – Güncelle butonun tıklanır -  Kep adresi girilir.  Evrakta gideceği yer bilgisi tanımlanmamış olabilir. Evrak  tanımı – Değiştir – Geldiği gittiği yer bilgisi – Gittiği yer bilgi taşıma alanı  -- KEP adresi seçilmelidir.

KEP Adresi olan kurumlara evrakınız doğrudan gidecektir. KEP Adresi olmayan kurumlar için aşağıdaki adımları gerçekleştirmelisinz;

1-EBYS üzerinden evrakınız için zarf oluşturmalısınız.

2-Evrakınızın çıktısını alıp posta yoluyla göndermelisiniz.

   Kullanıcı  bir kez hazırlamak şartı ile evrak içeriklerini meta alanları ile beraber (İçerik, Gönderilen makam, İmza/Paraf bilgileri, gizlilik derecesi,  Aciliyet durumu vs) kayıt edebilir. Kayıt ettiği içeriği değiştirerek tekrardan kullanabilir. 

 Postayla giden evrak için zarf oluşturulabilir. Evrak arama sayfasından ilgili evraka ulaşılır.  Evrak detayları butonuna tıklanır.

Evrak için Zarf oluştur butonuna tıklanır. Veya  Detayları göster butonuna tıklanır Açılan sayfada  Evrak için Zarf Oluştur butonuna tıklanır.

Evrak oluşturulduktan sonra dağıtım parafa gitmeden önce evrak menüsünden “Ekler” sekmesi açılır 

açılan sayfanın alt kışında Dağtım alıcıları için ekleri ayrı ayrı seçmek için tıklayınız ibaresine tıklanır. Açılan sayfada Dağtım listesine göre gönderilecek ekler düzenlenebilir.

Görevler menüsünden Toplu görev tamamla butonuna tıklanır. 

açılan sayfada İmzalanmak üzere Evraklar seçilir. Seçilen görevleri tamamla butonuna tıklanır. 

Kurum içi giden evraklarda Dağıtımın aşağıdaki gibi uzun olması durumunda: Dağıtımın tek satır halinde gösterilmesi mümkün olup, gereksiz yere ( oluşan sayfa sayısının en aza inmesi sağlanabilir.

Detaylı Bilgi İçin tıklayınız

Kurum Dışına KEP ile evrak göndermek için  Evrak Kurum/Birim Kodu seçilirken DETSİS linkini tıklayarak seçim yapınız. Bu şekilde kurumlara ait güncel bilgilere erişebilirsiniz. DETSİS linkinin yanında bulunan alan sadece DETSİS çalışmadığında kullanılmalıdır