NİĞDE ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ
TIP FAKÜLTESİ GÖREV TANIMLARI
DEKAN
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
İlgili Mevzuat çerçevesinde, Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen vizyon, misyon, amaç ve ilkeler doğrultusunda; Fakültenin vizyon ve misyonunu gerçekleştirmek için eğitim-öğretimin ve idari işlerin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda verilen görevleri yapmak.
? Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Fakültenin etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak.
? Fakülteyi üst düzeyde ve Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda temsil etmek.
? Fakülte Kuruluna, Fakülte Yönetim Kuruluna, Disiplin Kuruluna ve Akademik Kurula başkanlık etmek ve kurullarda alınan kararların uygulanmasını sağlamak.
? Fakülte faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek.
? Fakülte akademik ve idari personelinin faaliyetlerini Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde yerine getirmesini sağlamak.
? Fakültenin teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek.
? Gerek Fakülte birimleri arasında, gerekse Üniversitenin diğer birimleriyle eşgüdümü ve koordinasyonu sağlayarak bir düzen içinde çalışılmasını sağlamak.
? Her eğitim-öğretim yılı başında Akademik Kurul toplantısı yapmak.
? Fakültenin misyon ve vizyonunu belirlemek, tüm akademik ve idari personel ile paylaşmak ve gerçekleşmesi için onları motive etmek.
? Üniversitenin Stratejik Planına uygun Fakülte Stratejik Planını hazırlatmak; stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak.
? Fakültenin yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak.
? Fakülte personelinin iş analizine uygun çalıştırılmasını sağlamak ve iş analizinde gerekli olan güncellemeleri 6 ayda bir yapmak/gözden geçirmek.
? Fakülte öz değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak.
? Fakültedeki bölümlerin akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını ve yürütülmesini sağlamak.
? Dış paydaşlarla etkili bir iletişim ve işbirliği içinde, Üniversite-Sanayi-Kent işbirliği ile projeler üretilmesini teşvik etmek.
? Paydaşların memnuniyetine yönelik çalışmalar yapılmasını sağlamak ve takip etmek.
? Fakültede mezun takip sistemi oluşturulmasını ve mezunlarla sıkı bir işbirliği içinde olunmasını sağlamak.
? Fakültenin akademik ve idari personelini denetlemek ve ilgili konularda direktifler vermek.
DEKAN YARDIMCISI
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
İlgili Mevzuat çerçevesinde, Fakültenin vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim-öğretim ve bilimsel araştırma faaliyetlerinin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi için Dekana yardımcı olunması, Dekan görev başında olmadığı zamanlarda Dekana vekalet edilmesi ve Dekan adına işler yürütülmesi.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nda verilen görevleri yapmak.
? Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Fakültenin etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak için Dekana yardımcı olmak.
? Birimin tüm sevk ve idaresinde Dekana birinci derecede yardımcı olmak.
? Dekanın görevi başında bulunmadığı zamanlarda Fakülteyi üst düzeyde ve Üniversite Senatosu ile Üniversite Yönetim Kurulunda temsil etmek.
? Dekanın görevi başında bulunmadığı zamanlarda Fakülte Kurullarına ve Fakülte Yönetim Kurullarına başkanlık etmek.
? Dekanın katılamadığı durumlarda dış paydaşlarla ilgili toplantılarda Fakülteyi temsil etmek ve ikili ilişkileri yürütmek.
? Fakültede eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak.
? Fakültedeki eğitim-öğretim faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek.
? Fakülte faaliyetlerine ilişkin, eğer gerekiyorsa, yönetmelik ve yönergeler hazırlama hususunda Dekana yardımcı olmak.
? Fakültenin eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunları tespit edilmesinde, çözüme kavuşturulmasında Dekana yardımcı olmak.
? Eğitim-öğretime ilişkin dünyadaki ve Türkiye’deki son gelişmeleri takip etmek ve Fakültede uygulanması hususunda Dekana yardımcı olmak.
? Üniversitenin Akademik Değerlendirme Komisyonuna gönderilecek atamalara ilişkin öğretim elemanı dosyalarının ön incelemesini yapmak.
? Eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirilmesinde Dekana görüş bildirmek.
? Fakültedeki bölümlerin akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasında Dekana yardımcı olmak.
? Fakültedeki bölümlerin akredite edilmesi için gelen Akreditasyon ziyaret ekibinin programını hazırlamak ve yürütmek.
? Öğretim elemanlarına Öğretim Süreci Değerlendirme Anketlerinin uygulanmasını sağlamak.
? Fakülte bilgi sisteminin (fakülte sayıları, akademik performans, danışmanlık ve anket yazılımları) oluşturulmasında, aktif olarak çalıştırılmasında ve güncel tutulmasında Dekana yardımcı olmak.
? Ders planları, dersliklerin dağılımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak.
FAKÜLTE SEKRETERİ
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
İlgili Mevzuat çerçevesinde, Üniversite üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim-öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm idari ve akademik faaliyetlerin etkililik, verimlilik ve etik ilkelere uygun olarak yürütülmesinin sağlanması.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? 2547 sayılı Kanun’la
? Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak, Fakültenin akademik ve idari anlamda etkin ve uyumlu bir biçimde çalışması için Dekana yardımcı olmak.
? Fakülte hizmetlerinin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak.
? Fakülte idari personelinin Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde belirlenmiş faaliyetleri yerine getirmesi hususunda Dekana yardımcı olmak.
? Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı ve değişiklikleri sürekli takip etmek, edilmesini sağlamak.
? Birimlerden çıkan ve birimlere giren her türlü yazı ve belgeyi kontrol etmek.
? Kurum/kuruluş ve şahıslardan Dekanlığa gelen yazıların havalesini yapmak ve cevabi yazıların kontrolünü yapmak.
? Elektronik Belge Yönetim Sistemin (EBYS)’de birim evrak sorumlusu olarak gelen evrakın ilgili Fakülte birimlerine yönlendirmesini ve gereği ile cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
? Birim personelinin iş analizine uygun çalıştırılmasını sağlamak ve iş analizinde gerekli olan güncellemeleri 6 ayda bir yapmak/gözden geçirmek ve Dekana bilgi vermek.
? İdari personelin teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek.
? İdari personel ile periyodik toplantılar yapmak, uyumlu ve verimli çalışmaları için gerekli tedbirleri almak, personel arasında adil işbölümü yapılmasını sağlamak, kılık kıyafetleri ile görevlerini yerine getirip getirmediklerini denetlemek, gerekli durumlarda idari personelin görev alanlarını ve birimlerini düzenlemek.
? Faaliyet Raporu, İç Denetim, Üniversitenin Stratejik Planına uygun Fakülte Stratejik Planını hazırlama çalışmalarına katılmak, sonuçlarını takip ederek zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak.
? Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını ve ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak.
? Performans çalışmaları sonucuna göre gösterge tablolarını hazırlamak.
? Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Kurulunda Raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak.
? Fakültenin tanıtımının, basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini; resmi açılış, protokol, ziyaret, öğrenci etkinlikleri ve tören işlerini düzenlemek ve gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlamak.
ÖZEL KALEM SEKRETERİ
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
Dekanlığın sekreterlik hizmetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? Dekanlığın sekreterlik hizmetlerini (telefon aktarma, not alma, randevu ayarlama, faks çekme vb.) yapmak.
? Dekanın telefon görüşmelerini ve randevularını düzenleyerek günlük iş takibini yapmak.
? İş akışındaki günlük acil yazılara ilişkin Dekanı bilgilendirmek.
? Dekan odasına ilgisiz ya da uygun olmayan kişilerin girmesini engellemek, Dekan olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak.
? Fakülte Dekanlığının günlük yazışmalarını yapmak, takip etmek, işlemi bittikten sonra dosyalamak.
? Gerektiğinde çeşitli evrak ve dokümanları hazırlamak.
? Fakülteye gelen ve giden evrakların kayıtlarını yapmak ve amirlerin talimatları doğrultusunda ilgililere iletmek.
? Islak imzadan gelen yazıları ilgililere dağıtmak ve takibini yapmak.
? Yapılacak toplantıları personele duyurmak.
? Üniversite Yönetim Kurulu, Senato, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gibi önemli toplantıların gün ve saatini Dekana hatırlatmak.
? Fakültenin; Fakülte, Yönetim ve Disiplin Kurulları toplantı bilgilerini ilgililere duyurmak ve alınan kararları kurul üyelerine imzalatmak, ilgili birimlere göndermek.
? Çeşitli duyuruları ilgili birimlere bildirmek.
? Dekanlığa ve Dekana ait özel ve kurumsal dosyaları tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek.
? Dekana ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak.
? Dekanın ihtiyaç duyduğu araç-gereç ve diğer malzemeyi önceden tespit ederek teminini sağlamak.
? Dekanlığa gelen misafirleri, görüşme taleplerine göre, gerekirse diğer ilgililere yönlendirerek Dekanın zamanını iyi kullanmasına yardımcı olmak.
? Dekanlığa gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak.
? Gerekli görülmesi halinde, Dekanın ziyaretçilerini günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek, ayrıca telefonla arayanları aynı şekilde kaydetmek.
? Telefon görüşmelerinde ya da ziyaretlerde karşı tarafa gereksiz bilgilerin verilmesinden kaçınmak, gizliliğe dikkat etmek.
? Dekan makam odasının temizliğini takip etmek ve teknik problemlerini ilgililere iletmek.
? Üniversite içerisinde ve şehirde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak.
? Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları kontrol etmek; her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek.
KLİNİK ARAŞTIRMALAR ETİK KURUL SEKRETERİ
Görevi Klinik Araştırmalar Etik Kurul Sekreterliği
Görev Yeri Tıp Fakültesi Dekanlığı
GÖREVİN KISA TANIMI Üniversitemiz Rektörlüğü bünyesinde olan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu, yapılan müracaatların kayıtlarını tutarak onay alan araştırmaların onay bildirim raporlarını araştırıcılara bildirmek ve bu işlemlerle ilgili yazılı belgelerin dosya halinde arşivlenmesini sağlamak.
GÖREVLERİ :
Araştırıcılar tarafından Etik Kurula gelen başvuru dosyalarının kontrol edilip sayı ve
numara verilerek kayıt etmek.
Dosya kontrolü için raportör belirlenerek göndermek.
Toplantı tarihinin (ayda en az iki kez toplanılacak şekilde) belirlenip davet yazılarını
üyelere göndermek.
Etik Kurul Toplantılarında Raportörlük yapmak, alınan kararların imzalanmasını
sağlamak.
Onay belgeleri veya varsa düzeltmeleri araştırmacılara bildirmek.
Onay alan araştırmalar, bildirim raporları, onay belgelerini vb. dosyalayıp
arşivlenmesini sağlamak.
Tüm faaliyetlerinde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev
yapmak
Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi sorumluluk alanı içerisinde
gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek.
GÖREV BİLGİLERİ
Görevi Klinik Araştırmalar Etik Kurul Sekreterliği
Görev Yeri Tıp Fakültesi Dekanlığı
Bağlı Olduğu Birim Tıp Fakültesi Dekanlığı
GÖREVİN KISA TANIMI
Üniversitemiz Rektörlüğü bünyesinde olan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu
Kurula yapılan müracaatların kayıtlarını tutarak onay alan araştırmaların onay bildirim raporlarını araştırıcılara bildirmek ve bu işlemlerle ilgili yazılı belgelerin dosya halinde arşivlenmesini sağlamak.
GÖREV VE SORUMLULUKLARI
Tıp Fakültesi Dekanlığı
YETKİLERİ:
Yukarıda belirtilen görev ve sorumlulukları gerçekleştirme yetkisine sahip olmak.
Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli araç ve gereci kullanabilmek.
SORUMLULUKLARI:
Klinik Araştırmalar Etik Kurul Sekreteri, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirmekten sorumludur.
PERSONEL İŞLERİ(ÖZLÜK)
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
Fakülte akademik ve idari personelinin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemlerinin (terfi, atama, görevlendirme, intibak, emeklilik vb.) ilgili kanun, mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde yerine getirilmesi.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? Akademik ve idari personelin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemleri (terfi, atama, görevlendirme, intibak, emeklilik vb.) ilgili kanun, mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde yerine getirmek.
? Yapılan iş ve işlemlere ilişkin kanun, mevzuat ve yönetmelik değişikliklerini sürekli takip etmek.
? Personel işleri ile ilgili Fakülteye gelen ve giden tüm yazışmaların takibini yapmak, cevaplarının zamanında yazılmasını sağlamak.
? Stratejik Plan, Sabotaj Planı, 24 Saat Çalışma Planı ve birim faaliyetlerinin hazırlanmasında sekreterlik yapmak.
? Akademik ve idari personelin özlük hakları ile ilgili günlük yazışmaları, atama, görevlendirme vb. önem sırasına göre iş akışına sunmak, takip ve kontrol etmek.
? Fakültenin akademik kadro talepleriyle ilgili yazışmaları hazırlamak.
? Açıktan atanacak akademik personelin jüri üyelerine görev yazılarını hazırlamak, Bölüm ve Ana Bilim Dalı Başkanlıklarının görüş talep yazılarını hazırlamak, kazanan aday/adayların atanma önerisini Yönetim Kuruluna sunmak üzere kararları yazmak, atanmasına ve işe başlamasına müteakip SGK girişlerini yapmak.
? Bölüm Başkanlıkları, Anabilim Dalı Başkanlıkları, Fakülte Senato Temsilcisi, Fakülte Yönetim Kurulu ve Fakülte Kurulu üyelerinin seçimi ve atanmaları ile ilgili yazışmaları yapmak ve görev sürelerini takip etmek.
? Akademik personelin görev sürelerinin uzatma tekliflerini bölümlerden istemek ve yeniden atanabilmesi için gerekli yazışmaları yapmak.
? Akademik ve idari personelin özlük haklarına ilişkin gerekli tüm belgeleri zamanında maaş tahakkuka vermek.
? 2547 sayılı Kanun’un ilgili maddeleri (35, 38, 39, 40, 50/d maddeleri kapsamında öğretim elemanlarının eğitim-öğretim, akademik ve bilimsel araştırma amaçlı görevlendirmeleri ile değişim programları kapsamındaki görevlendirmelerini yapmak.
? Özlük ile ilgili bilgi edinme birimi yazışmalarını yapmak.
? Akademik ve idari personelin yıllık, mazeret, doğum ve ücretsiz izin vb. dosyaya işlemek ve takibini yapmak.
? İdari personelin aylık mesai devam çizelgesini hazırlamak.
? Akademik ve idari personelin izin ve raporlarını haftalık olarak Rektörlüğe bildirmek.
? Akademik ve idari personelin sağlık raporlarını sıhhi izin oluruna çevirmek için Dekanlık Oluru hazırlamak.
ÖĞRENCİ İŞLERİ
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
İlgili Mevzuat çerçevesinde, Fakülte öğrencilerinin eğitim-öğretim konularındaki iş ve işlemlerinin mevcut kaynakların etkili ve verimli bir şekilde kullanılarak yapılması.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? Fakülte öğrencilerinin eğitim-öğretim konularındaki iş ve işlemlerini yapmak.
? Öğrenci işlerine havale edilen evraklar ve öğrenci işlemlerine ilişkin her türlü yazışmayı yapmak.
? Niğde Ömer Halisdemir Üniversitesi Lisans ve Ön Lisans Eğitim Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ve ilgili yönetmelik değişiklerini ve ilgili mevzuatı sürekli takip etmek, gerekli duyuruları yapmak, akademik takvimi takip etmek.
? Öğrencilerin, not durum belgesini, kayıt dondurma, kayıt yenileme, kayıt silme, askerlik tecil işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlamak.
? Öğrenim ve katkı kredi takiplerini, Başbakanlık ve diğer bursları takip etmek, duyurmak ve gereken işlemleri yapmak.
? Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin listesini ilgili komisyona ve Fakülte Yönetim Kuruluna sunmak, alınan kararları bölümlere ve Rektörlüğe göndermek üzere yazışmaları hazırlamak ve öğrencilere duyurmak.
? Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip etmek.
? Her eğitim-öğretim yılında bölümlerde uygulanacak eğitim-öğretim planlarını ve Fakülte Kurulu Kararlarının uygunluğunu kontrol etmek, alınan kararları Rektörlüğe bildirmek.
? Fakülte Yönetim Kurulunda belirlenen örgün, ikinci öğretim, dikey/yatay geçiş, yabancı uyruklu öğrenci, çift anadal/yandal öğrenci kontenjanlarını Rektörlüğe bildirmek.
? Disiplin soruşturması açılan öğrencilerin soruşturmacı görev yazışmalarını yapmak, soruşturma raporlarını takip etmek ve sonuçlarını Rektörlüğe bildirmek, cezalarını sicillerine işlemek.
? Sınıf danışmanlarına, yapılacak iş ve işlemlerle ilgili bilgi vermek ve sonuçlarını takip etmek.
? Fakültede yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapmak.
? Yaz okulunda diğer fakülte ve üniversitelerden katılacak öğrencilerin müracaatlarını almak, Fakülte Yönetim Kuruluna sevkini sağlamak, alınan kararları ve sonuçlarını Rektörlüğe bildirmek üzere gerekli yazışmaları hazırlamak.
? Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin müracaatlarını almak, listelerini hazırlamak, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirmek ve çalıştığı birimlerden gelen aylık puantajları Rektörlüğe bildirmek.
? İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden, başarı sıralamasına göre %10’a girenlerin tespitini yapmak ve Rektörlüğe bildirmek.
? Mezun olabilecek öğrencilerin takibini ve işlemlerini yapmak.
? Mühendislik tamamlama öğrencilerinin kayıtlarını yapmak.
? Ders muafiyetlerinin takibini ve yazışmalarını yapmak.
? Sınav evrakının teslim edilmesi işlemlerini takip etmek.
BÖLÜM SEKRETERLİĞİ
Bölüm Sekreterinin görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
GÖREVİN KAPSAMI Bölüm başkanlığının Fakülte Yönetimi ve diğer bölümler ile ilişkilerini, öğrencilerin ve öğretim elemanlarının Bölümün yetki alanı içerisinde olan idari işlerini yerine getirmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak.
YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ
1- Bölüm Başkanı’nın direktifleri doğrultusunda Bölümün resmi yazılarını kaleme almak, Bölüm Başkanına imzalatmak, kayıt etmek ve ilgili yere gönderilmesini sağlamak,
2- Bölüme gelen yazıları kayıt etmek, Bölüm Başkanına sunmak, havale edilenleri ilgilisine iletmek,
3- Bölümün yazışma evraklarını usulüne uygun olarak dosyalamak, arşivlemek,
4- Bölüm’ün ders ve sınav programlarını Dekanlığa bildirmek,
5- Bölüm öğrenci ve öğretim elemanlarına yönelik duyuruları yapmak,
6- Bölüme gelen telefonları cevaplamak, gerekirse not almak, ilgilisine iletmek,
7- Bölüm Başkanı tarafından verilecek diğer işleri yapmak.
TAŞINIR KAYIT VE KONTROL
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
? 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın, Fakülteye ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi görevlerinin yürütülmesi.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? Fakülteye ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi görevlerini yürütmek.
? Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.
? Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
? Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
? Tüketime veya kullanıma verilmesi harcama yetkilisi tarafından uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
? Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
? Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
? Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisi tarafından belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
? Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
? Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
? Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.
? Taşınır sisteminde kayıtlı bulunan demirbaş malzemelerinin barkodlama işlemini yapmak.
? Ambarın sevk ve idaresini sağlamak.
? İş hacmi yoğun olan birimlere, amirin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak.
? Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek.
? Kendi sorumluluğunda olan büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.
? Fakülte Sekreterinin ve Dekanın görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak.
? Memur, yaptığı iş/işlemlerden dolayı Fakülte Sekreterine ve Dekana karşı sorumludur.
ÖZEL NİTELİKLER
? Güvenilir olma.
? Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemini kullanabilme bilgisi ve becerisi
? Bilgisayarı iyi kullanabilme.
? Tertipli ve düzenli olma.
? Görev ile ilgili olarak teknolojiyi yakından takip edebilme.
? Matematiksel kabiliyet.
TAHAKKUK VE SATINALMA
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
Fakültenin akademik ve idari personelinin özlük haklarından doğacak alacaklarının tahakkuk işlemleri ile satın alma işlemlerinin, düzenli, zamanında, etkili ve verimli bir şekilde yapılması.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? Fakültenin akademik ve idari personelinin özlük haklarından doğacak alacaklarının tahakkuk işlemleri ile satın alma işlemlerini gerçekleştirmek.
? Yapılan iş ve işlemlere ilişkin kanun, mevzuat ve yönetmelik değişikliklerini sürekli takip etmek.
? Birim ile ilgili yazışmaları yapmak ve imzaya sunmak.
? Maaşa konu olan kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak.
? Aylık yapılan harcamalarla ilgili yazışmaları yapmak.
? Satın Alma Komisyonu ile birlikte Fakülte hizmetlerinde kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan her türlü kırtasiye ve büro malzemeleri, makine, araç-gereç, teçhizat ve bunların yedek parçaları ile diğer mal ve malzemeleri, bütçe ödenek imkânları nispetinde azami tasarruf ve standardizasyonu dikkate alarak iç ve dış piyasadan uygun şartlarla ve zamanında temin etmek.
? Satın Alma Komisyonu ile birlikte, makine-teçhizat bakım ve onarımı yanında, büro ve bina bakım ve onarım hizmetini temin etmek.
? Satın Alma Komisyonu ile birlikte Fakültenin eğitim ve idari hizmetlerinde kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan bilgisayar hizmetleri, telefon aboneliği ve kullanımı gibi birçok hizmet alımlarını ihtiyaçlar doğrultusunda temin etmek.
? Satın Alma Komisyonu teklifleri doğrultusunda, tüm mal ve hizmet alımlarında en uygun ve doğru ürünün teminini gerçekleştirmek.
? Yatırım ve analitik bütçelerin hazırlanmasında Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ile eşgüdümlü olarak çalışmak.
? Ön mali kontrol işlemi gerektiren evrakları hazırlamak, takibini yapmak, ödeme belgesini hazırlamak.
? Üçer aylık dönemlerde serbest bırakılan bütçe ödeneklerinin takibini yapmak.
? Akademik ve idari personelin fazla ve yersiz ödemelere ait kişi borcu borç onayı belgelerini düzenlemek.
? Giderlerin, bütçedeki tertiplere uygun olmasını sağlamak.
? Akademik ve idari personelin sosyal güvenlik giderlerini internet ortamında SGK Bilgi Sistemine yüklemek.
? Personelin icra kesintilerine ilişkin hesapları tutmak, bu kesintiler ile ilgili işleri yapmak, sonuçlandırmak ve ilgili birimlere iletmek.
? Personel giyecek yardımı evraklarını hazırlamak.
? Telefon vb. faturaların ödenmesi ile ilgili yazışmaları yapmak.
? Yurt içi ve yurt dışı geçici görev ve sürekli görev yolluklarını hazırlamak.
? Mali yılbaşında harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi imza sirkülerini hazırlamak.
? Normal ve II. Öğretim ek ders ve sınav ücretleri ile fazla mesaiye kalan akademik ve idari personelin
YARDIMCI HİZMETLER (HİZMETLİ)
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
GÖREV VE SORUMLULUKLARI 1. Hizmetliler görev bakımından Fakülte Sekreterine karşı sorumludur
2. Sorumluluğunda olan iç ve dış alanların düzenli, temiz ve sağlıklı olmasını, birimlerin bina, eklenti ve katlarında yerleşimin düzeninin devamının sağlanması,
3. Sınıf, laboratuar, koridor gibi alanların havalandırılması,
4. Fotokopi, teksir gibi işlere yardımcı olmak, evrak dağıtımını gerçekleştirmek,
5. Elektrik, su, cam, çerçeve, kapı vb. yerlerde meydana gelen aksaklıkları Yüksekokul sekreterine bildirmek,
6. Yanan lamba, açık kalmış ışık, açık kalmış musluk vb. israfa neden olan her şeye müdahale etmek
7. Kullandığı cihaz ve makineleri temiz ve bakımlı bulundurmak
8. Amirleri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.
KORUMA VE GÜVENLİK
A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER
? 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI
Üniversitenin genel çalışma prensipleri doğrultusunda, Fakültenin araç, gereç ve ekipmanlarını etkin bir şekilde kullanarak, özel güvenlik mevzuatı çerçevesinde can, mal güvenliği ve huzuru sağlamak için gözetim, denetim ve kontrol yapma işlemlerinin yerine getirilmesi.
2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR
? Özel güvenlik mevzuatı çerçevesinde can, mal güvenliği ve huzuru sağlamak.
? Görevlendirildiği alanı kontrol etmek ve güvenliğini sağlamak.
? Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek.
? İş organizasyonu yapmak (Vardiyayı teslim almak, giriş çıkışları kayda bağlı olan yerleri kayıt altına almak, giriş-çıkış yapan araçların kaydını tutmak, ön danışma hizmetlerini yapmak gibi…)
? Görev alanı içinde ve yakın çevresinde gözetim yapmak (Yakın çevreyi gözetim altında tutmak, sabit nokta nöbetinde gözlem yapmak, kamera görüntülerini izlemek, refakat hizmetlerini sağlamak gibi…)
? Görev alanı içinde denetim yapmak (malzeme ve demirbaşların korunmasını sağlamak, görev yerinde güvenlik kurallarına uyulmasını sağlamak, araçların park düzenine uymalarını sağlamak, tanımlanmış alanların farklı amaçlarla kullanılmasını engellemek gibi…)
? Denetim ve kontrollere ilişkin tüm raporları ilgili birim amirlerine vermek.
? Acil/beklenmedik olaylara müdahale etmek (Acil/beklenmedik olaylarda insanların tahliyesine yardımcı olmak, acil/beklenmedik olayları ilgili yerlere bildirmek, yangına ilk müdahaleyi yapmak, görev alanında işlenmiş ve işlenmekte olan suçları kolluk kuvvetlerine bildirmek, suç mahallinin korunmasını sağlamak, suç delillerini muhafaza etmek, olay tutanağı tutmak, sanığı kolluk kuvvetlerine teslim etmek, tanıklık yapmak, eşgal tanımlamak, sivil savunma teşkilatına yardımcı olmak gibi…)
? Mesleki gelişime ilişkin faaliyetleri yürütmek (Meslekle ilgili toplantı, seminer vb. faaliyetlere katılmak, meslekle ilgili yayınları, teknolojik gelişmeleri izlemek, meslekle ilgili hizmet içi eğitim, işbaşı eğitim vb. faaliyetlere katılmak gibi…)
? Ziyaretçilerin kayıtlarını tutmak ve onları istedikleri birimlere yönlendirmek.
? Öğrenciler, çalışanlar, ziyaretçiler ve müstecir çalışanları tarafından mevcut demirbaşlara, araç gereçlere, binalara, tesislere vb. diğer tüm alanlara zarar verilmesini, huzur, disiplin ve asayişin bozulmasını engellemek, aksine hareket edenleri tespit etmek ve uyarmak, bu gibi konularda idareye bilgi vermek.
? Personelin ve diğer kimselerin idarenin izni olmadan ilan panosu haricinde kapı ve duvarlara fotoğraf, yayın, bildiri, duvar afişi vb. asmasına engel olmak.
? Görevine mani bir hal meydana gelmedikçe görev yerini terk etmemek, karşılaştığı sorunları ve görev yapmasını engelleyen durumları amirlerine bildirmek.
? Olaylara karşı dikkatli ve tedbirli olmak, bunları öncelikle güvenlik birimlerine ve amirlerine bildirmek.
? Ders aralarında binayı dolaşarak özellikle salonlarda işi olmayan öğrencileri o bölgeden uzaklaştırmak, ders olmayan salonların kapalı kalmasını sağlamak, derslerden sonra sınıfların titizlikle kontrol edilerek